Avis de confidentialité — Candidats

Vous avez reçu un message de notre part au sujet d’une opportunité professionnelle, sans avoir postulé ? Cet avis vous est destiné. Il explique qui est légalement responsable de vos données personnelles à chaque étape, quelles données nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits.

La responsabilité change dès qu’un recruteur décide de retenir votre profil : nous décrivons donc les deux phases séparément et sans détour.

1. Qui nous sommes

PlacementFlow Inc. (« PlacementFlow », « nous ») édite une plateforme de recrutement assistée par intelligence artificielle, utilisée par des agences de recrutement spécialisées. Lorsque nous vous contactons, c’est dans le cadre d’une recherche menée pour l’une de ces agences.

• Adresse : PlacementFlow Inc., 14 Western Gateway, Londres, E16 1BP, Royaume-Uni
• Contact pour toute question relative à vos données : privacy@placementflow.com

2. Qui est responsable de vos données

Le traitement se déroule en deux phases. La bascule intervient au moment où un recruteur examine vos réponses et décide de retenir votre profil.

L’essentiel de notre accord avec l’agence (article 26.2 du RGPD)

Pendant la phase 1, PlacementFlow assume les informations qui vous sont adressées, le traitement de vos demandes en première ligne, ainsi que la durée de conservation de votre fiche tant qu’aucun recruteur ne l’a retenue. L’agence, elle, détermine les critères de recherche et décide de retenir ou non votre profil. Quelle que soit cette répartition, vous pouvez exercer vos droits auprès de l’une ou l’autre des deux parties.

Les données que nous traitons pour le compte d’une agence après cette bascule ne sont jamais utilisées pour alimenter ou enrichir le vivier de PlacementFlow.

3. Catégories de données traitées

• Identité professionnelle : nom et prénom, intitulé de poste, employeur actuel, parcours et compétences tels qu’ils figurent sur votre profil professionnel public.
• Coordonnées : adresse e-mail professionnelle et, le cas échéant, le numéro de téléphone depuis lequel vous nous avez écrit (nous ne vous envoyons un SMS ou un message WhatsApp que si vous nous avez contactés les premiers par ce canal).
• Réponses aux questions de qualification : les réponses que vous nous fournissez au cours de l’échange (disponibilité, autorisation de travail, attentes, éléments techniques) ainsi que l’historique de la conversation.

Nous ne collectons jamais de numéro de sécurité sociale, de date de naissance, ni aucune des catégories particulières de données visées à l’article 9 du RGPD (origine, opinions, santé, orientation sexuelle, etc.).

4. D’où proviennent vos données

• Profils professionnels publics — les réseaux professionnels en ligne sur lesquels figurent votre poste actuel et votre parcours.
• Services d’enrichissement d’adresses professionnelles — des prestataires qui, à partir de ces éléments, nous fournissent une adresse e-mail professionnelle.
• Vous-même — tout ce que vous nous communiquez en réponse à notre message.

Sur simple demande, nous vous indiquons précisément d’où proviennent vos données et par quelle source elles nous sont parvenues — jamais une mention vague du type « sources accessibles au public ».

5. Pourquoi nous vous contactons et sur quelle base légale

Finalité : vous mettre en relation avec des opportunités correspondant à votre profil professionnel — c’est-à-dire identifier les professionnels dont l’expérience peut correspondre aux postes sur lesquels nos agences clientes recrutent, les contacter à ce sujet, et recueillir les éléments dont un recruteur a besoin pour décider de poursuivre ou non l’échange.

Base légale : l’intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) — l’intérêt mutuel des professionnels à être informés d’opportunités pertinentes et des agences à pourvoir leurs postes. Nous n’utilisons que des données professionnelles, notre message porte sur votre métier, et l’opposition est possible en une réponse. Une mise en balance entre cet intérêt et vos droits est réalisée pour chaque campagne.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier. Une opposition, une désinscription ou une réponse « STOP » est prise en compte immédiatement et définitivement : elle met fin à la prise de contact, est enregistrée sur une liste d’opposition afin que vous ne soyez plus jamais contacté via notre plateforme, et est transmise à l’agence concernée.

6. Durée de conservation

Si vous ne donnez pas suite, votre fiche est conservée pendant trois ans au maximum à compter de notre dernier contact avec vous, puis supprimée. Ce délai n’est pas renouvelé automatiquement par une nouvelle campagne ou un nouvel envoi.

Si vous vous opposez au traitement ou demandez l’effacement de vos données, nous n’attendons pas ce délai. Seule une donnée d’opposition (votre adresse e-mail ou votre numéro, à l’exclusion de tout profil) est alors conservée, afin de garantir que votre opposition soit respectée durablement.

7. Destinataires de vos données

• L’agence de recrutement spécialisée menant cette recherche — responsable conjoint en phase 1, responsable du traitement en phase 2. Son identité vous est communiquée au moment où votre profil avance.
• Nos sous-traitants techniques — hébergement, acheminement des e-mails et des messages, services d’intelligence artificielle. Ils agissent uniquement sur nos instructions et sont listés dans notre accord de traitement des données (DPA), disponible sur demande à privacy@placementflow.com.

Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons à aucune autre agence cliente que celle qui mène la recherche vous concernant.

Transferts hors de l’Union européenne : PlacementFlow est exploitée depuis le Royaume-Uni et certains de nos prestataires sont établis hors de l’Espace économique européen. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, et notamment par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Vous échangez avec un assistant automatisé (IA)

Notre premier échange avec vous — par e-mail, chat web, WhatsApp ou SMS — est conduit par un assistant automatisé reposant sur l’intelligence artificielle. Nous vous en informons ici de manière explicite, conformément à l’article 50 du règlement européen sur l’intelligence artificielle.

• L’échange est exclusivement textuel. Nous n’utilisons ni analyse de la voix, ni reconnaissance des émotions, ni analyse vidéo — par choix, et de façon permanente.
• Aucune décision vous concernant n’est prise par la machine. Un recruteur humain lit vos réponses et décide seul de retenir ou non votre profil. Une réponse jugée incomplète au regard d’un critère annoncé est signalée au recruteur pour qu’il en juge — elle n’entraîne jamais un refus automatique.
• Vous pouvez demander à échanger avec une personne à tout moment, en répondant à notre message ou en écrivant à privacy@placementflow.com.

Notez que l’échange de qualification lui-même se déroule aujourd’hui en anglais. Si vous préférez poursuivre en français, dites-le nous dans votre réponse : nous vous mettrons en relation avec une personne.

9. Vos droits (articles 15 à 21 du RGPD)

• Droit d’accès (article 15) — obtenir une copie de vos données et savoir d’où elles proviennent
• Droit de rectification (article 16) — faire corriger une information inexacte
• Droit à l’effacement (article 17) — faire supprimer vos données
• Droit à la limitation du traitement (article 18)
• Droit à la portabilité (article 20) — recevoir vos données dans un format lisible par machine
• Droit d’opposition (article 21) — vous y opposer à tout moment, sans justification ; l’opposition est immédiate et définitive
• Directives post mortem — vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés)

Comment exercer vos droits

• Effacement : utilisez notre formulaire en libre-service placementflow.com/candidate-portal/erasure-request
• Toute autre demande : écrivez à privacy@placementflow.com — nous répondons sous un mois
• Arrêter les messages immédiatement : répondez « STOP » à tout e-mail ou SMS, ou utilisez le lien de désinscription en pied de message

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

• Site : cnil.fr
• Adresse : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Téléphone : 01 53 73 22 22

10. Nous contacter

• E-mail : privacy@placementflow.com
• Courrier : PlacementFlow Inc., 14 Western Gateway, Londres, E16 1BP, Royaume-Uni

11. Version anglaise

La version anglaise de cet avis constitue la section 2.8a de notre politique de confidentialité générale : placementflow.com/privacy-policy. Les deux versions décrivent les mêmes traitements ; la présente version française vous est destinée si vous résidez en France ou préférez être informé en français.